「なんでこんなに会議が長引くんだろう…」 そう感じたこと、ありませんか？
結論から言うと、会議が長引くのは「話がまとまらないから」です。 そして、その根本には「短くまとめる力」が足りないという問題が潜んでいます。
でも、実はそれだけではありません。 「会議の設計」や「進行の仕方」も大きく影響しているんです。
今回は、会議を短く、スムーズに進めるための方法をご紹介します！
そもそも、なぜ会議は長引くのか？
「短くまとめる力」が足りないと、話が長くなり、結論が出るまでに時間がかかります。
でも、それだけではなく…
- 会議の目的が不明確 → 何を決める会議なのか、みんなが分かっていない。
- 時間制限がない → だらだらと議論が続く。
- 発言のルールが決まっていない → 同じ話が繰り返されたり、話が脱線したりする。
つまり、「話をまとめる力」だけでなく、会議の設計や進行も見直す必要があります。
では、どうすれば会議を短くできるのか？ 具体的な方法を見ていきましょう！
1. 「短くまとめる力」を鍛えよう！
PREP法で話す
会議での発言が長くなるのは、「何を伝えたいのか」がぼんやりしているから。 そんなときに役立つのが PREP法 です！
PREP法とは、
- Point（結論） → まず結論を言う
- Reason（理由） → その理由を伝える
- Example（具体例） → 具体例を挙げる
- Point（結論） → もう一度、結論を言う
例えば、
「A社との契約は進めるべきです。（結論） なぜなら、コスト削減につながるからです。（理由） 具体的には、B社より20%安い見積もりが出ています。（具体例） だから、A社との契約を進めるのが最善です。（結論）」
こう話せば、ダラダラ説明しなくても伝わります。
発言前に「この話のポイントは？」と考える
話し始める前に、 「この話のポイントは何だろう？」と自問する習慣をつけるだけで、 発言の無駄が減り、短く分かりやすくなります。
2. 会議の設計を見直そう！
いくら発言を短くしても、会議の設計が悪いと、結局ダラダラ続いてしまいます。
会議の目的を明確にする
会議の冒頭で、 「今日の会議の目的は 〇〇を決めること です」 と明言するだけで、無駄な議論を防げます。
アジェンダを事前に共有する
何を話すのかが明確になっていれば、 会議中に「あれ？何の話だっけ？」と迷うこともなくなります。
例えば、
- 議題1：新規プロジェクトの進め方（10分）
- 議題2：マーケティング施策の見直し（15分）
- 議題3：今後のスケジュール確認（5分）
と事前に共有すれば、無駄な話が減り、時間通りに進めやすくなります。
会議のデフォルト時間を短くする
「とりあえず1時間」と設定していませんか？
思い切って「15分」「30分」と時間を短く決めることで、 集中力が上がり、効率的に進められます。
3. 会議の進行を最適化しよう！
時間を決めて、タイムキーパーを設定する
「この議題は10分で結論を出します！」と決めて、 タイムキーパーを設けると、 話が脱線せず、スムーズに進みます。
不要な会議はなくす！
本当にその会議、必要ですか？
チャットやドキュメント共有で済む話なら、 わざわざ集まる必要はありません。
例えば、
- 「週次報告」はSlackで共有
- 簡単な決定事項はメールでやりとり
こうするだけで、不要な会議がグッと減ります。
まとめ
会議を短く、効率的にするには、 「短くまとめる力」を鍛えることに加えて、 「会議の設計」や「進行の最適化」も欠かせません。
今すぐできる3つのポイント！
✅ PREP法で話す（結論→理由→具体例→結論）
✅ アジェンダを共有し、時間を短く設定する
✅ 不要な会議は削減し、代替手段を活用する
この3つを意識すれば、 「会議が長くてしんどい…」という悩みから解放されるはず！
今日から、ぜひ試してみてくださいね！
